Personvernerklæring

CoTrack Transportsentralen AS (org.nr. 929 720 679) er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom nettstedet lastleie.no og utleievirksomheten som drives under merkevaren LastLeie.

Kontaktinformasjon

• Postadresse: Fjellhamarveien 52, 1472 Fjellhamar
• Telefon: 400 30 000
• E-post: leie@lastleie.no

Har du spørsmål om personvern eller ønsker å bruke rettighetene dine, kan du kontakte oss på leie@lastleie.no.

Denne erklæringen forklarer hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger om deg som besøker nettsiden, tar kontakt eller leier kjøretøy hos oss. Behandlingen skjer i samsvar med personvernforordningen (GDPR), personopplysningsloven og ekomloven.

Vi behandler kun opplysninger der vi har et gyldig behandlingsgrunnlag, og vi samler ikke inn flere opplysninger enn det vi trenger for formålet.

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hvordan du er i kontakt med oss.

3.1 Når du kontakter oss

I dag tar du kontakt med oss på telefon eller e-post. Da behandler vi de opplysningene du selv oppgir – typisk navn, telefonnummer, e-postadresse og innholdet i henvendelsen.

3.2 Når du booker online

Når selvbetjent booking er aktivert på lastleie.no, behandler vi opplysningene du oppgir for å reservere et kjøretøy: navn, e-postadresse, telefonnummer, eventuelt organisasjonsnummer, hvilket kjøretøy du ønsker og ønsket leieperiode. Vi registrerer også at du har akseptert leievilkårene, med tidspunkt og versjon. Booker du uten kundekonto, lagrer vi deg som kunde i kunderegisteret vårt – en bedrift knyttes til organisasjonsnummeret, en privatperson til navn, e-postadresse og telefonnummer – slik at senere bookinger og leieavtalen knyttes til samme kunde. Du kan i tillegg velge å si ja til at vi spør deg om en Google-anmeldelse etter leien; det valget lagres på bookingen.

3.3 Administrasjon og innlogging

Ansatte hos oss logger inn i et lukket administrasjonsområde. Til dette behandles e-postadresse og innloggingsopplysninger.

3.4 Tekniske opplysninger

Når du besøker nettsiden, behandles enkelte tekniske opplysninger som er nødvendige for sikker drift, som driftslogger hos leverandøren vår. Når selvbetjent booking er aktivert, behandler vi også IP-adresse for å beskytte bookingskjemaet mot misbruk. Hvordan vi bruker lagring i nettleseren din er beskrevet i siden om informasjonskapsler.

3.5 Posisjon og bruk av utstyr (GPS)

I særskilte tilfeller, der vi har rimelig grunn til å tro at et kjøretøy brukes i strid med leievilkårene eller er stjålet, kan vi benytte GPS- og geofencing-teknologi for å spore kjøretøyets posisjon. Dette er nærmere beskrevet i våre leievilkår.

3.6 Kundekonto i kundeportalen

Oppretter du en kundekonto på lastleie.no, behandler vi navn, e-postadresse, telefonnummer og passord (lagres kryptert), og for bedrifter også organisasjonsnummer, firmanavn og firmaadresse (hentet fra Brønnøysundregistrene). Vi registrerer tidspunktet du godtok denne personvernerklæringen, og om du har sagt ja til å bli spurt om en Google-anmeldelse etter leien. Kontoen knyttes til bookingene og leieavtalene dine, og for en bedriftskonto ser godkjente kolleger på samme konto hverandres navn, e-postadresse og firmaets bookinger. LastLeie vurderer og godkjenner hver konto manuelt før den kan brukes til å booke med avtalte priser.

3.7 SMS-varsler

Har du oppgitt mobilnummer, kan vi sende deg en kort SMS når vi endrer bookingen din. SMS-en inneholder bare bookingnummer og hva som er endret. Omtrent 60 minutter før henting og før levering sender vi også en SMS med en personlig lenke til den som kjører bilen – føreren som er oppgitt på bookingen, eller deg selv. Ansatte hos oss kan også få SMS om nye bookinger og om kjøretøy som er levert inn.

3.8 Bilder og kilometerstand ved henting og levering

Når du booker, kan du oppgi navn og mobilnummer til en annen person som skal kjøre bilen. Vi bruker dem bare til å sende føreren lenken til innsjekken. Gjennom lenken tar føreren bilder av bilen og registrerer kilometerstanden og bilens tilstand ved henting og ved levering. Ved levering registreres bilen samtidig som levert inn. Bildene og opplysningene lagres på bookingen, og bare ansatte hos LastLeie kan se dem. Vi bruker dem til å dokumentere bilens tilstand, beregne kjørte kilometer og håndtere eventuelle skader. Grunnlaget er leieavtalen (artikkel 6 nr. 1 b) og vår berettigede interesse i å dokumentere bilens tilstand (artikkel 6 nr. 1 f).

Vi behandler personopplysninger til følgende formål, med tilhørende behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6:

lastleie.no bruker informasjonskapsler og lignende lagring i nettleseren din. Nødvendige kapsler kreves for at nettsiden skal fungere, mens eventuelle statistikk- og markedsføringskapsler bare brukes hvis du samtykker.

Vi selger aldri personopplysninger. Vi bruker enkelte leverandører som behandler opplysninger på våre vegne (databehandlere), kun i den grad det er nødvendig for å levere tjenesten. Vi har databehandleravtaler med disse.

I tillegg kan vi, der det er nødvendig og i tråd med lovverket, dele opplysninger med samarbeidspartnere, underleverandører, offentlige myndigheter, parkeringsoperatører og inkassopartnere – for eksempel for å håndheve en leieavtale. Dette er nærmere beskrevet i våre leievilkår.

Vi tilstreber at personopplysninger lagres og behandles innenfor EU/EØS. Dersom en leverandør behandler opplysninger utenfor EU/EØS, skjer det på et lovlig grunnlag – for eksempel EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses) eller en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• Booking- og avtaleopplysninger lagres så lenge leieforholdet pågår og en rimelig periode etterpå, for å kunne håndtere reklamasjoner og krav.
• Regnskaps- og bilagsmateriale lagres så lenge bokføringsloven krever – som hovedregel fem år.
• Henvendelser på e-post og telefon lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp saken.
• Opplysninger knyttet til en kundekonto lagres så lenge kontoen finnes. Du kan når som helst be oss slette kontoen; opplysninger vi må beholde etter bokføringsloven (for eksempel på fakturaer) slettes først når lovens frist er ute.
• Tekniske logger og data for misbruksbeskyttelse lagres kun en kort periode.
• Bilder fra henting og levering slettes automatisk etter seks måneder. Kilometerstanden lagres sammen med bookingen.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, sletter eller anonymiserer vi dem.

Vi har tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring og sletting. Blant annet:

• Tilgangsstyring slik at bare autoriserte personer får tilgang til personopplysninger.
• Kryptert overføring av data mellom nettleseren din og våre systemer.
• Tilgangskontroll på databasenivå, slik at opplysninger ikke er tilgjengelig for uvedkommende.
• Automatisk maskering av sensitive felter i feillogger.

Du har en rekke rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg – blant annet innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og rett til å protestere. Du kan også klage til Datatilsynet. På siden under finner du hva rettighetene innebærer og hvordan du bruker dem.

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i tjenesten eller i regelverket. Den til enhver tid gjeldende versjonen publiseres på denne siden med oppdatert dato.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker å bruke rettighetene dine? Kontakt oss på e-post leie@lastleie.no eller telefon 400 30 000.